Boost het immuunsysteem van je bedrijf in de coronacrisis

NIEUWS

Judith Schröder, Monique Hennekens en Geeke Hissink, vrijdag 27 maart 2020

223 sec

Negen tips om straks uit de startblokken te schieten

Als je noodgedwongen een beroep moet doen op steunmaatregelen van de overheid moet je daarvoor nu én later gegevens aanleveren. Maar ook in andere gevallen, is corporate hygiëne van belang. Zeker als je in de toekomst je bedrijf van de hand wil doen is het van belang om je (juridische) huishouding op orde te hebben. Dit beperkt ook het risico op bestuurdersaansprakelijkheid. Verkies corporate housekeeping boven het opruimen van je garage.

Vlnr: Monique Hennekens, Geeke Hissink en Judith Schröder,

Buiten winnen is, ook voor ondernemers, binnen beginnen. Wij geven je negen tips om je corporate immuunsysteem te boosten.

1. Updaten inschrijving Handelsregister

Het lijkt zo simpel, een juiste inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK). Maar de praktijk wijst uit dat inschrijvingen in het Handelsregister van de KvK zelden up-to-date zijn. Een onjuiste inschrijving kwalificeert als economisch delict. Ieder van de bestuurders is hiervoor verantwoordelijk. Het handelsverkeer mag vertrouwen op de juistheid van de inschrijving in het handelsregister.

Vergeet ook niet om een oud telefoonnummer, oude handelsnaam of onjuist e-mailadres te wijzigen. Dat bevordert ook de vindbaarheid van je bedrijf. Via deze link kun je wijzigingen doorgeven bij de KvK.

2. Statuten / aandeelhoudersovereenkomst

Zijn de statuten al aangepast na de in 2012 ingevoerde Flex-BV? Alleen als het in de statuten is bepaald kan vanaf dat moment via een elektronisch communicatiemiddel worden gestemd in een algemene vergadering van aandeelhouders (NV/BV) of ledenvergadering (coöperatieve vereniging). Onmisbaar in deze tijden waarin fysieke vergaderingen niet mogelijk zijn.

3. Vastlegging besluitvorming en schriftelijkheidseis besluiten enig aandeelhouder

Wat is er statutair geregeld over besluitvorming en de vastlegging daarvan? De wet bepaalt dat het bestuur van de genomen besluiten aantekeningen houdt, die bij de vennootschap ter inzage liggen. Overtreding hiervan is een economisch delict. Indien je enig aandeelhouder bent, geldt bovendien een wettelijk schriftelijkheidsvereiste voor handelingen met de vennootschap. Denk hierbij bijvoorbeeld aan rekening-courant overeenkomsten en management overeenkomsten. Dit is ter bescherming van schuldeisers. Als dit niet goed geregeld is, loop je grotere kans op aansprakelijkheid en is het makkelijk scoren voor een curator. Herstel eventuele omissie zo goed mogelijk.

Als dit niet goed geregeld is, loop je grotere kans op aansprakelijkheid bij faillissement

4. Leg een contractenregister aan

Contracten worden vaak niet centraal beheerd, waardoor vaak het totaaloverzicht ontbreekt en onnodig kosten worden gemaakt. Bijvoorbeeld door te late opzegging van een contract. Als bestuurder dien je op de hoogte te zijn van alle rechten en verplichtingen van het bedrijf en rust een boekhoud- en administratieplicht op je. Hoe de boekhouding en administratie eruitziet is afhankelijk van de omvang van je bedrijf. De een kan volstaan met een Excel, de ander heeft een compleet softwarepakket nodig.

5. Opmaken jaarrekening en liquiditeitsbegroting

Binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar moet de jaarrekening worden opgemaakt. Deze termijn kan door de algemene vergadering worden verlengd voor de duur van vijf maanden. Leg dit besluit vast.

Als je gebruik wil maken van de overheids- of bankfaciliteiten in het kader van steunmaatregelen in de coronacrisis, zal vaak een opgemaakte jaarrekening en mogelijk ook een (meerjaren) liquiditeitsbegroting worden gevraagd. Reden temeer om haast te betrachten met het opstellen daarvan.

Als je gebruik wil maken van de steunmaatregelen rondom de coronacrisis is het een correcte jaarrekening veelal nodig

6. Houd algemene voorwaarden en offertes tegen het licht

Wanneer heb je voor het laatst je algemene voorwaarden onder ogen gehad? Stof ze af en lees ze opnieuw met een kritische blik. Gaat je aansprakelijkheidsbeperking wel ver genoeg? Is er een bepaling over overmacht wegens overheidsmaatregelen en epidemieën opgenomen? En, het allerbelangrijkste: is goed in je bedrijfsproces ingeregeld dat je de eerste partij bent die naar zijn algemene voorwaarden verwijst?

Heb je een bepaling in je algemene voorwaarden opgenomen wegens overheidsmaatregelen en epidemieën?

First shot theorie

De Hoge Raad bevestigde onlangs nog eens heel duidelijk haar first shot theorie. Dat betekent dat de algemene voorwaarden gelden van de partij die deze als eerste van toepassing verklaart. Tenzij de andere partij expliciet die voorwaarden afwijst en de eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaart.

Afhankelijk van soort bedrijf en de risico's
De inhoud van je voorwaarden hangen sterk af van het soort bedrijf en de risico's die je zelf hebt geïnventariseerd. Bekijk ook de algemene voorwaarden van je belangrijkste handelspartner om te bekijken welke risico's daarin bij jouw bedrijf worden gelegd.

7. Verzekeringspolissen

Welke verzekeringspolissen lopen er? En dekken deze alle bedrijfsrisico's? Is de verzekeraar op de hoogte gesteld van de uitbreiding van je bedrijfsactiviteiten of andere belangrijke wijzigingen? Dat ben je verplicht op grond van de polisvoorwaarden, anders loop je het risico dat het buiten de dekking valt.

Zijn de verzekerde bedragen nog voldoende? Zijn je primaire bedrijfsprocessen afhankelijk van IT-systemen? Zo ja, ga dan na of je verzekerd bent tegen cyberrisico's.

8. De ondernemer als werkgever

Behalve ondernemer, ben je ook werkgever. In de huidige tijd loopt (preventief) verzuim mogelijk fors op en is meer flexibiliteit vereist omdat mensen willen of moeten thuiswerken. Daarnaast hebben werknemers behoefte aan duidelijkheid over wat van hen verlangd wordt en wat is geoorloofd is. Mede gelet op eventuele privéomstandigheden (kinderen thuis, gezinsleden in zorg). Het is daarom belangrijk om inzicht te krijgen in welke spelregels gelden.

Hanteer je een verzuimprotocol? Welke regels gelden voor je flexibele schil en met betrekking tot vakantie en verlof? Geldt er een thuiswerkreglement, of een gebruikersovereenkomst voor een verstrekte laptop, smartphone en/of tablet? En daarnaast is het belangrijk om te weten of de spelregels voldoende toegesneden zijn op de huidige uitdagingen, en voor zover dit niet het geval is, welke afspraken je nog zou willen wil maken. Voor nu en later.

Het loont tot slot om de geldende reglementen en eventuele aanvullende afspraken in de komende periode actief onder de aandacht van je werknemers te brengen. Ook om je werknemers de gewenste duidelijkheid te bieden, of houvast.

9. Privacy

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is nu bijna twee jaar van kracht en de Autoriteit Persoonsgegevens is begonnen met meer te handhaven na in het eerste jaar vooral te hebben geïnformeerd. Een mooi moment om je bedrijf AVG-proof te maken. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft inmiddels al wel aangegeven bedrijven tijdens de coronacrisis ruimte te geven om zich te concentreren op de bestrijding van het virus en meer tijd te geven om te reageren als ze vragen hebben over hoe je omgaat met persoonsgegevens.

Over de Auteurs

Judith Schröder, Monique Hennekens en Geeke Hissink zijn werkzaam bij Hekkelman Notarissen en Advocaten. Schröder is advocaat met een specialisatie in onderneming en organisatie, Hennekens is advocaat met een specialisatie in privacy en IT en Hissink werkt ook als advocaat met een specialisatie in arbeidsrecht.

Heb je vragen over corporate housekeeping en wat je zelf kan doen het immuunsysteem van je onderneming op peil te houden? Mail dan hoofdauteur Judith Schröder.

Dit nieuwsbericht is afgeleid van een uitgebreid artikel, dit kan je hier lezen.

LOGIN met je e-mailadres om te reageren.

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

Tip de redactie